Nos puede venir bien crear 'Cheques Regalo' , por ejemplo, cuando se haya debido cancelar un alquiler confirmado que el cliente haya abonado y en vez de devolverle el dinero vamos a ofrecerle un bono que podrá canjear por un alquiler, más adelante, en un periodo pre-determinado.
¿Cómo se realiza este proceso?
Primero de todo tenemos que desplazarnos a la ventana GESTOR> Extras> Definición de los Extras donde vamos a crear un Extra que llamaremos, por ejemplo 'CHEQUE REGALO'. En la configuración de este Extra no vamos a introducir importe, pero pondremos que el cargo sea por alquiler, en la columna publicar pondremos NO, en incentivos lo dejamos a 0, en Stock seleccionamos NO, tampoco introduciremos valor en las columnas de máximo y mínimo. Indicamos el % de impuesto correspondiente y asignamos la familia a la que pertenezca el extra, por ejemplo 'DESCUENTOS' u otro análogo. En el panel de configuración de la zona inferior es importante que en el desplegable 'Basado en' seleccionemos la opcion 'Cheque Regalo'. Marcamos las sucursales y grupos y finalizamos haciendo click en el icono del diskette situado al final de la línea de creación del extra. Con esto vamos a GUARDAR el extra.
El siguiente paso lo desarrollaremos en la ventana CLIENTES> Promociones y Descuentos. En esta ventana de programa, en la parte superior verán que existen una serie de pestañas. Vamos a hacer click sobre 'Cheque Regalo' que es la última de todas. Aquí es donde vamos a ir creando uno por uno los cheques o cupones, uno para cada cliente. El proceso es muy sencillo.
1º Introducimos el código del cliente en este campo o en su defecto hacemos click en el icono de la lupa que nos abrirá el buscador.
2º Introducimos el importe del cupón descuento. Por ejemplo 75 EUR.
3º Definimos el periodo de validez de ese cupón. Esto es, el periodo en el cual el cliente volverá a hacer un alquiler con nosotros y podrá usar ese crédito que tiene. Si lo hace antes o después de la fecha, no será válido. Por ejemplo: 15 Marzo 2020 hasta el 15 Junio 2020.
4º En el campo 'Asociado a' seleccionamos el extra 'Cheque Regalo' en el desplegable.
¡ATENCIÓN! Más adelante, a la hora de validar el cheque para el cliente tendremos que utilizar el código que aparece en la columna 'CLAVE'. .
5º Finalizamos haciendo click a 'Guardar'.
Cuando tenemos el Cupón caducado tenemos dos opciones: ofrecer al cliente un resguardo o justificante para que pueda utilizar en su momento ese cupón y que el sistema emita ese documento o si se prefiere, dejar que el cliente anote manualmente esos detalles o enviarles nosotros (Rent a Car) esta comunicación por email.
Si queremos que de alguna manera Carplus emita un documento justificativo para que el cliente muestre a nuestro empleado en el futuro cuando quiera usar ese cupón tendremos que irnos a la ventana de FACTURAS> Factura Atípica.... primero a la ventana CONTADORES para crear una serie para cheques regalo y luego a EMISIÓN DE FACTURA para emitir ese justificante. Para más instrucciones sobre cómo registrar una serie de contadores y emitir una factura atípica por favor ver Manual en la ventana correspondiente.
Es importante que a la hora de hacer este justificante incluyamos el código 'CLAVE' porque nos hará falta luego.
Ya pasado el tiempo, cuando el cliente desea utilizar ese cupón o cheque regalo este se presentará en nuestras instalaciones o se comunicará con nosotros (Rent a Car) por email o vía telefónica para indicarnos el periodo de alquiler y grupo. Nos indicará que tiene este cupón y le aplicaremos el mismo. ¿Cómo? Bien desde la ventana de GESTIÓN DE RESERVAS o GESTIÓN DE CONTRATOS según sea el caso.
Por ejemplo, para un alquiler del 05 al 10 de Junio de 2020 (fechas incluidas dentro del periodo de validez del cupón) de un vehículo de Grupo A. El coste del alquiler para el cliente sería de 88,15 EUR (IVA incluido). La reserva tendría este aspecto.
Ahora vamos a aplicar el cupón descuento utilizando la pestaña 'Extras'. Hacemos click en la pestaña y click para abrir el desplegable con todos los Extras creados. Seleccionamos 'Cheque regalo' haciendo doble click. Acto seguido nos aparecerá una ventana solicitando el número de serie del cliente, el cual es un código generado automáticamente por el sistema del que ya hablamos en un paso anterior. Luego de introducir la clave nos pedirá que registremos el importe a descontar. El sistema nos va a alertar de que el importe de crédito de que dispone el cliente es X (75 EUR en este ejemplo).
El resultado final de la operación es que se verá descontado ese importe del monto total del alquiler como se refleja en la imagen a continuación.
Por otro lado, para llevar un control de los cheques, en la ventana de creación de los mismos tenemos un desplegable que nos permite mostrar listados de Cheques Emitidos, Cheques Consumidos y Cheques Caducados.
